Mappe Mentale 7 ERRORI di una RIUNIONE

COME EVITARE 7 ERRORI FREQUENTI DURANTE UNA RIUNIONE!

Nell’ultimo articolo ho parlato di quanto sia importante Lavorare Meglio x Lavorare Meno (e viceversa) e quindi ora voglio affrontare uno dei temi che provoca infiniti sprechi di risorse per le aziende e scoglionamenti epocali tra i dipendenti: le RIUNIONI!!!

Se non sei mai stato convocato per un meeting “urgente” alle 6 di sera (del venerdì magari!) in cui bisogna parlare di “quella cosa li” ti informo che sei un Panda e che come tale andresti protetto dal WWF!

Non parlerò di quanto sono costose le riunioni, ne ho già discusso abbondantemente qui e ti suggerisco di leggere l’articolo se ancora non l’hai fatto; in questo post voglio concentrarmi sui 7 errori più frequenti che conducono ad un fallimento totale e cosa fare per evitarli  (in realtà gli errori sarebbero molti di più, ma mica potevo scrivere un articolo: “i 29 errori che…”:-)).

Mappe Mentale 7 ERRORI di una RIUNIONE

Mappe Mentale sui 7 ERRORI che devi evitare in una RIUNIONE

1) RIUNIRSI E’ DEL TUTTO INUTILE! 

Ripeto, ricordi quanto costa una riunione per l’azienda? Sei consapevole di quanto possa nuocere alla tua reputazione? La prima domanda che devi porti è: “è proprio necessario convocare una riunione o posso risolvere il problema diversamente? Facendo una telefonata, scrivendo una mail, con una chiaccherata alla macchinetta del caffè…ricorri alla riunione solo se strettamente necessario e se non hai alternative migliori (e meno dispendiose)!

2) POCHE IDEE MA CONFUSE! 

“Scusi, per andare dove dobbiamo andare, dove dobbiamo andare?” chiedono Totò e Peppino ad un incredulo Ghìsa (vigile in milanese). Una volta stabilito che non hai alternative alla convocazione della riunione, definisci in  maniera chiara ed inequivocabile quali sono gli obiettivi che ti aspetti di raggiungere, sulla base di questi preparerai l’agenda dell’incontro. In questo caso le domande che devi porti sono: “gli obiettivi sono sufficientemente specifici e misurabili? Sono realizzabili oppure impossibili da raggiungere? Può aiutarti l’acronimo SMART che si usa nel Project Management per la definizione degli obiettivi:

  • Specific (ben descritto, che sia chiaro)
  • Measurable (misurabile, che ci sia l’unità di paragone che ti dice se hai raggiunto o meno l’obiettivo)
  • Action-Oriented (orientato all’azione: es. “decidere tra X o Y”)
  • Realistic (vincere alle Olimpiadi i 100 metri non lo è se il tuo miglior tempo è 14,89 e sono passati 20 anni da quando l’hai fatto   )
  • Time-Limited (che abbia una scadenza temporale, altrimenti si va alle “calende greche”)

3) AGENDA. 

Qui si entra in un’area molto vasta, le problematiche legate all’argomento sono molteplici e meriterebbero un capitolo a parte. L’errore più frequente è che l’agenda non è stata proprio definita e quindi non esiste. In questo caso, di solito, neanche gli obiettivi erano molto chiari e le persone si presentano all’incontro senza sapere bene cosa ci stanno a fare, l’impreparazione regna sovrana e la degna conclusione è la fatidica frase: “ci riaggiorniamo alla prossima volta!” (con i partecipanti che pensano felici: “e stavolta che cacchio ci siamo visti a fare?”). Altri errori tipici sono che l’agenda non è stata definita in modo sufficientemente chiaro, oppure che non è stata comunicata ai partecipanti, o che è stata comunicata ma non nei tempi giusti (in modo da dare la possibilità agli altri di prepararsi). Un errore che si fa spesso è di caricarla con troppi impegni (ti avevo avvisato che il tema era complesso   ). Se l’agenda non è stata realizzata e comunicata nella maniera giusta la probabilità che tu vada fuori tema ed esca dai tempi previsti sfiorano il 99%.

4) PARTECIPANTI. 

Uno dei malcostumi che ho verificato in più di un’occasione è che la riunione sia una specie di festa delle elementari in cui devi invitare tutti perché altrimenti i bambini esclusi ci rimangono male! Evita di fare convocazioni plenarie in cui partecipa anche chi non ha  niente da dire o fare ed evita di escludere qualcuno che invece sarebbe fondamentale per l’incontro ma che è un rompicohones antipatico a tutti. Qui le domande che devi farti sono: “è interessato a partecipare? Può portare un contributo all’incontro?” Se le risposte sono due NO vige la regola “chi non ha niente da fare…vada a farlo da qualche altra parte!”

5) REGOLE. 

Gente che arriva in ritardo e che se ne va via prima, che smanetta al cellulare, che lavora al computer, per non parlare poi dei comportamenti nocivi per il “gruppo”, il personaggio molto “positivo” che passa il tempo a dire “NO, perchè”…“NO, ma”…“NO, non si può fare” (il classico “Cappello Nero” per scomodare Edward De Bono). “Patti chiari e amicizia lunga”, chiarite da subito con il vostro team cosa vi aspettate e cosa non siete disposti a tollerare, vi faciliterà di molto il proseguio delle operazioni e vi aiuterà a rispettare i tempi (scommetti che nessuno si lamenterà se concluderai nei tempi previsti l’incontro?). Ok, ok, ti leggo nel pensiero e vedo la domanda che sorge spontanea: “ma è il mio capo a fare tutti questi errori, cosa posso farci io?”. Il tuo capo è un PIRLA, ma ne parlerò più avanti, non è che posso sparare tutte le cartucce in un unico post 

6) PIANO D’AZIONE.  

Ok, ci siamo quasi, tutto è andato per il meglio ed è ora di chiudere l’incontro, cosa fai? Riepiloga quello che avete concordato e soprattutto verifica che sia chiaro a tutti “chi fa che cosa”. Le mappe mentali ti aiutano in tutta il processo, ma è qui che ti renderai veramente conto di quanto siano efficaci e facili da usare.

7) VERBALE dell’INCONTRO. 

Spesso il verbale non viene inviato o viene inviato troppo tardi, quando le decisioni si sono ormai perse nei meandri della memoria. Anche questo è un errore da evitare, quello che infatti può essere molto chiaro oggi, probabilmente non lo sarà dopo 2 o3 giorni (o di più se il progetto è complesso). Il mio suggerimento è di stabilire da subito chi sarà il responsabile del Report e di far inviare il verbale entro e non oltre le 24 ore (meglio ancora entro le due ore). Non si parla di scrivere un poema, ma di esprimere in maniera succinta e chiara cosa si è detto e quali sono le azioni individuate.

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 BUONE MAPPE MENTALI wink

EUGENIO

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20 Responses to COME EVITARE 7 ERRORI FREQUENTI DURANTE UNA RIUNIONE!

  1. Paolo Petricevic ha detto:

    Per esperienza “secolare” devo dire che sono parole sante. Riunire persone senza un obiettivo specifico, è veramente deleterio e costoso, meglio organizzare una scampagnata, rasserena gli animi, amalgama il gruppo, e migliora l’immagine molto di più.

  2. marco bonifacio ha detto:

    Contenuti banali ed ovviamente condivisibili: penso però che se qualcuno è arrivato a posizioni di responsabilità (che presuppongono di dover indire una riunione)e ancora deve condividere questo tipo di impostazioni di base, forse avrebbe bisogno di un diverso articolo che spieghi come trovarsi un(differente) lavoro!
    Invito caldamente, chi dovesse mai fare riunioni in Giuliani (Milano) o con la Direzione di Stabilimento di Menarini (Firenze), a leggere gli avvisi che troneggiano in sala riunioni: li troverà…illuminanti!
    Un buon alvoro a tutti
    Cordialmente
    Marco Bonifacio

    • Eugenio Olmetto ha detto:

      Marco può darsi che i contenuti siano banali, io riporto la mia esperienzami che mi dice di riunioni mal gestite anche ad altissimi livelli (e mi pare di capire che sia così anche nelle aziende che hai citato). Adesso però sono curioso, cosa troneggia nella sale riunioni delle società di cui hai parlato?

    • Luca Borella ha detto:

      Non definirei il contenuto banale ma essenziale. Di fatto sono le regole principali da considerare nell’organizzare e gestire la riunione. Eppure, perfino in società di notevole dimensione abituate a dover gestire quotidianamente il contesto della riunione, queste prerogative non sono rispettate per cui ben venga un articolo di questo tipo. Aiuta sia i neofiti che i più esperti nel ruolo di organizzatore degli incontri.

      • Eugenio Olmetto ha detto:

        Grazie Luca, non penso che Marco volesse essere offensivo nel suo commento e probabilmente è vero che stiamo parlando dell’ABC del Management…il punto per me è: a che livello di “alfabetizzazione” siamo in Italia? Secondo me molto basso, io non vedo tutti questi manager super efficienti e coinvolgenti nei meeting, anzi! Questo dal mio punto di vista significa che bisogna ricominciare ad allenare i fondamentali (per usare una metafora sportiva). 🙂

  3. acquamarina ha detto:

    Penso di essere un Panda visto che nell’azienda dove lavoro io il venerdì si chiude irrevocabilmente alle 16.30.
    Il guaio è che nessuno indice mai riunioni o comunque sono molto poche. Ci si ritrova perlopiù a gruppetti convocati senza mai un preavviso e dunque senza potersi preparare seriamente.
    Ciò nonostante, vedo che si arriva sempre a prendere delle decisioni, non ci si lascia mai senza un progeto da portare avanti e senza incarichi precisi.
    La mia strategia è dire sempre quello che penso, anche a costo di attirarmi le antipatie di colleghi/capi. Non mi piace l’atteggiamento di chi non vuole, non riesce, non se la sente di dire apertamente la propria opinione salvo poi in ‘separate sedi’ lanciare critiche o affermazioni tipo: ‘Io avrei fatto così e così’
    Sarà che sono l’unica donna a partecipare a queste riunioni ma preferisco avere un attenggiamento più franco e aperto e…alla fine costruttivo.

    • Eugenio Olmetto ha detto:

      Da quello che capisco le decisioni sono già prese, venite convocati per essere informati, non coinvolti nel processo decisionale. Questa interpretazione mi sembra coerente con il fatto che molti tuoi colleghi non esprimano la loro opinione, magari sono convinti che la loro opinione non interessa (salvo poi criticare l’operato alle spalle, che è comunque uno spreco di energia, ma qui si aprirebbe un discorso troppo complesso). Sul dire apertamente quello che pensi a rischio di attirarti le antipatie di colleghi e capi non so cosa dirti, non conosco la situazione e non so qual è la tua strategia a cui accefai riferimento. In generale preferisco le persone sincere a quelle che davanti ti dicono si, si, per poi criticare il tuo operato, bisogna però anche contestualizzare e vedere se e quanto ai tuoi capi interessa la tua opinione, se non te la chiedono perchè darla? Magari tu non hai tutte le informazioni e loro ti vedono solo come una persona che deve eseguire le loro strategie (ripeto, non conosco i dettagli e posso solo avanzare delle ipotesi molto generiche).
      La logica è questa: se i partecipanti saranno coinvolti nel processo decisionale è giusto che abbiano il tempo per prepararsi e che si sentano liberi di esprimere le loro opinioni, se questo non accade qualcosa non va.

      • acquamarina ha detto:

        Io direi che non è nella mentalità aziendale fare riunioni, scambi di opinione, confronti, discussioni su progetti o idee. Il dialogo non è il lato forte dell’azienda. Quindi quando molto sporadicamente veniamo convocati e chiamati a condividere decisioni, non ne siamo abituati e molti per questo si arenano nel silenzio…per paura di esporsi, per disabitudine, per mancanza di coinvolgimento, per presa di posizione… I grandi capi finiscono per prendere le decisioni senza dunque aver realmente ascoltato ciò che ognuno dei convocati aveva da dire….una serie di occasioni perdute per tutti.

        • Eugenio Olmetto ha detto:

          quindi avevo interpretato bene. Partendo dal presupposto che ognuno adotta lo stile manageriale che ritiene più opportuno (e che poi dovrebbe essere pronto a pagarne le conseguenze invece che a scaricare il barile sul primo malcapitato che passa), concordo con te che in quel modo si perdono un sacco di opportunità.

  4. Tania ha detto:

    Ciao Eugenio! il tuo è un argomento secondo me estremamente attuale, basta vedere girando per aziende di tutte le dimensioni che le sale riunioni, anche quelle di tutte le dimensioni :)), sono costantemente occupate tutte!
    Il tempo perso in questo tipo di attività è stato uno dei motivi della mia uscita da quell’ambiente, anche perché quelle a cui dovevo partecipare io presupponevano anche di prendere qualche aereo e passare notti fuori.
    Io invece della scampagnata nelle mie riunioni mensili di team chiedevo che a turno si portasse un cibo della propria terra di origine da gustare insieme, è sempre stato apprezzato!

  5. Jadore ha detto:

    Argomento interessante e davvero molto valido.
    Anche a me per esperienza personale è capitato di dover lavorare in gruppo e “purtroppo” di avere a che fare con gente che durante le riunioni,non si degnava nemmeno di prendere in considerazione gli argomenti proposti o discussi(in parole povere,era lì solo ed esclusivamente per fare presenza e non perchè realmente interessato!)o ancora,di dover collaborare direttamente con persone che invece di impegnarsi a svolgere l’attività loro assegnata con la dovuta serietà e nei tempi previsti,se la prendevano comoda,così altri membri dovevano prendersi carico anche delle mansioni di questi ultimi,aggiungendole alle proprie,e fare i “salti mortali” per portare a termine in tempo gli obiettivi prefissati!

  6. Angelo ha detto:

    Molto utile. Le riunioni sono molto importanti e per questo è importante che siano preparate e svolte con cura, meglio poche ma buone. Da queste si capiscono molto i contenuti delle persone e il clima che regna in un gruppo.
    Buone riunioni a tutti!

  7. […] su tutti? Le riunioni (anche su quest'argomento ho già scritto ampiamente)! Qui lo so che vado a botta sicura, alza la mano se non ti trovi periodicamente invischiato in […]

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