LA Matrice di Gestione del Tempo (o Matrice di Covey)
“chi di voi sa cos’è la Matrice di Covey?” "e la Matrice di Gestione del Tempo?"
Quando faccio questa domanda in aula cala un silenzio di tomba, facce sbigottite e occhi sgranati mi osservano dubbiosi, qualche volta una manina si alza titubante “io forse ne ho sentito parlare ma non ne sono sicuro!”.
Se in Italia si facesse un sondaggio su quanti la conoscono i NO vincerebbero con una maggioranza bulgara!
Penso che sia una cosa molto triste e, nel mio piccolo, voglio dare un contributo e farla conoscere, perché può fare talmente tanta differenza nella vita di una persona che andrebbe insegnata già a scuola…di sicuro se l’avessi appresa al Liceo molto del mio tempo indecorosamente finito in fondo al gabinetto avrebbe avuto una fine più dignitosa e utile.
Ma bando alle ciance, vediamo cos’è sta “matrice di gestione del tempo” e come può aiutarti a migliorare la qualità della tua vita.
Puoi utilizzare 2 parametri per “classificare” le attività che svolgi,
URGENTE & IMPORTANTE.
Cosa significa IMPORTANTE?
Importante ha a che vedere con i tuoi valori, i tuoi principi, gli obiettivi e i risultati che vuoi raggiungere!
“Importante” è soggettivo, per una persona la cosa più importante è essere un bravo genitore, per un’altra realizzarsi dal punto di vista professionale, non c’è un “giusto o sbagliato” perchè ciò che è importante per me non è detto che lo sia anche per te!
Non solo, quello che è importante per me oggi, non è detto che lo sia anche domani, se ho 5 figli e un mutuo da pagare probabilmente sarà molto importante guadagnare tanti soldini, magari farò gli straordinari o mi cercherò un secondo lavoro sacrificando il tempo da dedicare alla famiglia…ma se vinco al Superenalotto difficilmente riterrò importante sgobbare come un mulo per guadagnare del denaro di cui non ho più così bisogno!
Cosa significa URGENTE?
“Urgente” è oggettivo, dipende esclusivamente dalla variabile tempo, è un’attività che richiede attenzione immediata o comunque a brevissima scadenza.
Urgente è “adesso o mai più”!
Combinando questi due parametri si ottengono i 4 quadranti che costituiscono “La matrice di Covey” :
- Importante & Urgente
- Importante & Non Urgente
- Non Importante & Urgente
- Non Importante & Non Urgente
Tu come li metteresti in ordine (dalla prima attività da svolgere all’ultima)?
Direi che la medaglia d’oro è scontata: Importante & Urgente!
Se una cosa è importante e urgente non c’è dubbio che bisognerebbe farla il prima possibile!
Anche l’ultimo posto è piuttosto facile, vero? Non Importante & Non Urgente!
Ma tra un’attività che è “importante ma non è ancora urgente” ed una che è “urgente ma non importante” cosa scegli?
“Beh, se un’attività è urgente significa che bisogna svolgerla subito e quindi direi 2° posizione a Urgente Non Importante e 3° gradino a Importante Non Urgente, giusto?”
……………
Matrice di Covey o Matrice di Gestione del Tempo
SBAGLIATO!!!
Tutti i “neofiti” (me compreso) fanno questo errore!
La ragione è molto semplice, le cose “urgenti” richiedono la tua attenzione in maniera molto forte e tendono a prendere il sopravvento su tutto il resto.
Ma è fondamentale capire che una cosa urgente non diventa automaticamente importante e che, se non lo è, andrebbe completamente ignorata!!!
Ti è mai capitato di arrivare a fine giornata avendo fatto un milione di cose tranne l’unica che avevi in programma?
Bene, adesso sai cosa è successo!
E’ molto facile (quasi “automatico” direi), re-agire ad un’urgenza, è molto più complesso occuparsi di una cosa importante quando ancora non è urgente (perché non c’è l’adrenalina da Eustress, leggi questo post).
Il problema è che, mentre le attività del III quadrante ti rubano il tempo, quelle del II iniziano a spostarsi nel I, perchè quello che oggi è importante ma ancora non urgente, prima o poi lo diventerà, e tu ti troverai a svolgere in fretta e furia una cosa a cui avresti potuto dedicare tutto il tempo necessario!
Guardiamo nel dettaglio i 4 quadranti!
Quadrante I – Importante e Urgente –PROBLEMI
Qui ci sono le attività importanti che richiedono immediata attenzione, non svolgerli potrebbe portare a conseguenze molto gravi!!!
Le attività in questione di solito vengono identificate come situazioni di crisi o problemi.
L’obiettivo è quello di minimizzare al massimo le attività che rientrano in questo quadrante, il rischio infatti è quello di perdere il controllo della situazione e di trovarsi perennemente a lavorare in emergenza, con conseguenti situazioni di forte stress.
Lavorare in questo quadrante presenta molteplici rischi:
- Aumenta la probabilità di commettere degli errori
- Aumenta la probabilità di non rilevare gli errori commessi
- Anche in caso si rilevino gli errori potresti non avere il tempo di rimediare
Molto spesso avviene che, quando si è sommersi quotidianamente da problemi, si genera distress e si cerca rifugio nelle attività non importanti e non urgenti (di solito divertenti e che ci danno la sensazione di essere occupati).
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Quadrante II – Importante ma non-Urgente – QUALITA’
Lavorare in questo quadrante è la chiave per imparare a gestire se stessi in maniera efficace.
Sono tutte quelle attività che sai di dover fare ma che non svolgi perché non sei pressato dall’urgenza.
Spesso hanno carattere strategico e di lungo termine.
Continuando a rimandarne l’esecuzione queste attività vanno a collocarsi nel quadrante I, costringendoci poi a lavorare in urgenza e quindi in una situazione di stress!
Lavorare in questo settore significa aumentare le proprie opportunità ed evitare/ridurre i problemi.
Quadrante III – Non-Importante ma –Urgente – INGANNO
Spesso chi opera qui pensa di trovarsi nel quadrante I.
Spende la maggior parte del tempo re-agendo a cose che sono urgenti pensando che siano anche importanti.
È probabile che queste attività siano importanti solo per gli altri, non per te!
Riconosci l’inganno quando si presenta ed evitalo come la peste!!!
Quadrante IV – Non-Importante e non-Urgente – SPRECO
Attività che andrebbero completamente ignorate.
Spesso diventano la via di fuga di chi è sommerso da problemi che non vuole affrontare.
Fai una mappa mentale di cosa è veramente importante per te, ti aiuterà ad eliminare un po’ di quadrante III
BUONE MAPPE MENTALI
EUGENIO
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Bell'articolo. Si la conosco (scoperta nelle 7 regole del successo di Covey, che consiglio a tutti di leggere). Si chiama anche matrice di Eisenhower (del Presidente USA e General of Army nella Seconda Guerra Mondiale … la dice lunga sulla validità d'uso della matrice, vero?). Ho scoperto ultimamente una matrice "tre per tre", che la traduco così (senza possibilità di fare mappe, Egregio E'U'GENIO, senza poter fare mappe … che tristezza!): URGENZA: FARE SUBITO (1); FARE PRESTO (2); PUO' ASPETTARE (3) IMPORTANZA: MOLTO (A); ABBASTANZA (B); POCA (C) Allora, avendo 10 cose da fare, si posizionano nelle caselle una cosa da fare per casella. L'ordine da seguire (NELLE COSE DA FARE) sarà (A)(1) (B)(1) (A)(2) (B)(2) (C)(1) (A)(3) (B)(3) (C)(3) La decima cosa da fare … scartata!! Comunque anche Gesù parlava di "prima le cose importanti, poi quelle urgenti" …
concordo sul tuo consiglio di leggere il libro, un po’ datato ma rivoluzionario per i cambi di paradigma che ha assemblato…mi hai fatto ripensare af fatto che Gesù è stato, tra le altre cose, un grandissimo formatore, la prossima volta uso lui come citazione 🙂 gracias
le ho imparate studiando sul Libro di Claudia Crescenzi "segui il Flusso" che consiglio a molti che come me approcciano il Coaching
Grazie Eugenio
Grazie Marco…
questa interpretazione sono sicuro che non la conosci però:
http://www.mappementali.net/2013/05/15/gestione-del-tempospiegata-in-modo-non-proprio-convenzionale/
🙂
Buone Mappe Mentali
Eugenio
Conosco la matrice di Covey grazie al tuo corso, Eugenio! Ed è vero: fa la differenza. Nell’articolo dici che sarebbe il caso di insegnarla a scuola e concordo in pieno, io l’ho insegnata a mio figlio (III media) e la trova molto utile (anche se ovviamente non scorre sempre tutto liscio…). Credo sia importante fare conoscere ai ragazzi strumenti così potenti, come le mappe, quando ancora sono in piena formazione ed evoluzione.
brava Machi, anche io mi chiedo spesso perchè a sti benedetti ragazzi non si insegna qualcosa in più che semplici nozioni (troppo spesso inutili). Tienimi aggiornato con gli sviluppi del tuo ragazzo, abbiamo messo in piedi dei progetti pilota per i giovani e sono desideroso di capire come possiamo fare la differenza per loro
Caspita Eugenio! Concordo in pieno con ciò che hai scritto! Se la Matrice di Covey fosse insegnata a scuola già a partire dalle elementari,i bambini inizierebbero da subito a sviluppare la capacità di gestire il proprio tempo in relazione ai loro impegni,e a selezionare “quali”,tra questi ultimi,sono importanti e necessitano di essere svolti prima di altri,e “quali” invece possono essere evitati in quanto rappresentano solo una perdita di tempo prezioso! Questo farebbe in modo che tale metodo venga perfezionato con il tempo,e così,una volta diventati adulti,si avrebbe maggior consapevolezza e concretezza nell’affrontare le sfide di ogni giorno senza perdersi in attività inutili,con la conseguente riduzione della quantità di stress! Grazie per questa illuminazione! 🙂
grazie Giada, ultimamente sempre più persone mi chiedono di organizzare qualcosa per i ragazzi. Non so se alle elementari i bambini sono già pronti per raccogliere questo genere di insegnamenti, di sicuro penso che alle superiori ai ragazzi farebbe comodo conoscere certe dinamiche.
Eugi!
Sono pienamente d’accordo con quanto scritto nel post, e per fortuna penso di applicarlo in buona parte….anche se devo ammettere che non ricordavo si chiamasse matrice di Covey! Beh comunque meglio aver ignorato la matrice ed il suo ideatore piuttosto che i contenuti! 🙂
Comunque bel post, molto utile….mi sono permesso di girarlo ad alcuni miei colleghi ed in due mi hanno risposto…”ma è di Eugenio di LavorareMeglio…l’ho già letto, sono iscritto alla sua mailing-list!”
ahah, significa che sto diventando famoso allora :-).
Il punto è che tu Massimo sei nato “organizzato”, quindi certi principi li applicavi già inconsciamente e probabilmente sono stati rinforzati quando hai fatto la certificazione PMP.
Il problema è per quelli come me, che invece nascono “procrastinatori”, in questo caso si sviluppano delle dinamiche sempre più negative che portano all’aumento di stress, calo di produttività, ulteriore peso da sopportare…come un gatto che si morde la coda e non la smette di girare in tondo.
In questo contesto per me è stato molto utile conoscere tali dinamiche, perchè essere almeno consapevoli di quello che sta succedendo aiuta a opporre resistenza e ad evitare i comportamenti che aprono il circolo vizioso.
Sono felice che l’articolo ti sia piaciuto 🙂
Eugenio
[…] L’ultimo mio articolo ha suscitato un bel dibattito su LinkedIn e ho ricevuto diverse domande da parte dei miei lettori (usate il blog perdindirindina, l’ho creato apposta ): […]
Circa 3 anni fa ho fatto un corso di 3 giorni con tutta la mia azienda sulla gestione del tempo. Da quel momento è cambiata la mia vita! Grazie a quanto appreso direttamente con il corso e soprattutto grazie alla scoperta di S. Covey e del suo libro “Le 7 regole del successo”.
Molto ben fatto questo articolo, sintetizza una grande verità.
Un esercizio interessante è quello di calcolare quanto tempo si dedica alle varie attività, mettendo in ordine decrescente si può facilmente rendersi conto di quali sono le attività alle quali noi diamo realmente importanza!
[…] LA Matrice di Gestione del Tempo – Mappe Mentali […]
[…] sono i quadranti, ovvio che se non sai di cosa stiamo parlando di invito a leggere l’articolo che ho scritto tempo fa altrimenti rischi di non capirci una […]
Ciao Eugenio
sono una tua nuova seguace: ho appena scoperto il tuo sito e le tue mappe per cui non conoscevo la matrice di Convey.
Mi trovo in una situazione di totale insoddisfazione personale e lavorativa, con la sensazione di aver sbagliato tutto della mia vita, per cui farò tesoro di tutte le informazioni che stai dando.
Con il tuo aiuto, cercherò di non farmi prendere dall'ansia per il poco tempo a disposizione e le troppe cose da imparare e cambiare di me, sperando di cominciare presto a raccogliere i frutti
In ogni caso grazie già fin d'ora
Ciao Daniela,
l’attuale insoddisfazione può essere uno stimolo per cambiare, un passo alla volta si arriva dall’altra parte del mondo
in bocca al lupo per la tua sfida
Eugenio
ciao, ho letto con molto interesse l'articolo, ho conosciuto le mappe mentali per caso cercando buoni metodi di studio, ho letto anche il libro di Buzan, ma all'inizio ero un po perplesso sulla validità del metodo, ho dovuto ricredermi continuando a fare mappe mentali affinando sempre più la tecnica e funzionalità delle stesse, l'unica cosa che ancora poco mi è chiara è come sia possibile applicarle efficacemente alla matematica, ho difatti provato scrivendo le formule nelle estensioni dei rami, ma credo che sia poco efficiente come metodo, al contrario penso che vadano cercate parole da associare ai vari passaggi delle formule.
Anche cercando su internet non ho trovato molte mappe mentali sulla matematica quasi fosse un limite di questo sistema.
ciao Andrea,
non voglio risponderti perchè la domanda esula dalle mie competenze, se ti leggi il blog infatti realizzi che io insegno ad usare le mappe mentali per lavorare, non per studiare.
Detto questo giro la tua domanda a professionisti che si occupano di Mappe Mentali per lo studio e ad un mio cliente che, proprio recentemente, mi ha mostrato delle mappe mentali che ha usato per dare ripetizioni di matematica, spero loro possano esserti d'aiuto
Buone Mappe Mentali
Eugenio
grazie
Ciao Andrea,
ti riporto la mia esperienza nell'uso delle MM per matematica.
Ho definito i macrorami in relazioni alle tipologie di concetti correlati all'argomento principale.Dopodichè, per ciascuno, ho espresso sia la definizione con termini matematici (senza parole) che la formula teorica quando necessario, evidenziando in un ramo ulteriore, quando il concetto specifico è stato oggetto di esercizio .
Usando le MM, Il mio scopo è di costruire un ordine razionale e visibile dei concetti, partendo dai più semplici (le basi) fino ai più complessi (i teoremi), seguendo la dinamica di un passo (o "ramo") alla volta.
Sono all'inizio del percorso, però ho già avuto riscontro che alcuni argomenti storicamente "ostici", attraverso le MM, sono divenuti sempre più chiari, stimolando uno studio efficace, rapido e scorrevole, con il risultato di ottenere ottimi voti!!
Spero di esserti stato d'aiuto.
Giuseppe
Grazie 1000 Giuseppe,
sei stato super gentile
ci si vede domani 🙂
Eugenio
Direi uno degli articoli più adatti ed interessanti per la nostra situazione economico-sociale.
L'ho condiviso con molto piacere.
Nicola
Grazie Nicola 🙂
Buone Mappe Mentali
Eugenio
[…] pratica della matrice di Covey (Se non la ricordi vatti a rileggere quest’articolo altrimenti rischi di non capirci […]
[…] “chi di voi sa cos’è la matrice di Covey?” …cala un silenzio di tomba, facce sbigottite e occhi sgranati mi osservano dubbiosi… […]
[…] (See more at: http://www.mappementali.net/2012/11/08/la-matrice-di-gestione-del-tempo/#sthash.MaMvQKFy.dpuf) […]
Articolo davvero interessante. Ho iniziato ad approfondire anche io la questione nel mio blog. La prima cosa da capire è la differenza tra impegni urgenti e importanti!
Grazie per il tuo feedback Domenico.
Diciamo che la prima cosa da fare è chiarirsi le idee su cosa è importante per te e cosa non lo è, fatto questo puoi classificare le attività praticamente in automatico.
Questa banale attività non è così semplice considerata la confusione che regna sovrana nella testa di gran parte delle persone 😉
Buone Mappe Mentali
Eugenio
[…] In pratica, ricordi quando ti ho parlato della matrice di Covey? […]
[…] “chi di voi sa cos’è la matrice di Covey?” …cala un silenzio di tomba, facce sbigottite e occhi sgranati mi osservano dubbiosi… […]
Ciao Eugenio, volevo sapere se lo strumento puó a tuo avviso essere utilizzato per valutare un collaboratore e comprendere se è in un ruolo corretto , e anche se si puó utilizzare per valutare se un team percepisce gli obiettivi allo stesso modo ed è sincronizzato con gli obiettivi di lavoro ?
Io credo sia uno strumento utile , volevo avere una tua opinione!
ciao Bruno,
diciamo che valutare un collaboratore ha a che vedere con le competenze che servono per svolgere una determinata attività.
Quindi per capire se è in un ruolo corretto le attività importanti da fare sono
1) capire quali sono le competenze che servono
2) analizzare se quella persona le possiede
3) se non le possiede come puoi aiutarlo ad apprenderle oppure sostituirlo.
Dal punto di vista del Team invece è FONDAMENTALE che sia chiaro a tutti e che tutti siano allineati su quello che è importante e cosa no, in modo da evitare fraintendimenti del tipo: “ah ma io pensavo fosse più importante fare quella cosa li invece di quella cosa la”
Grazie Eugenio! Ora capisco tanti fatti !
Davvero illuminante.
Cavoli , non ci avevo mai fatto caso!
Si era attivata la funzione automatica!
Hahahaha!
un risveglio!
Grazie Margherita,
mi fa piacere se ti ho svegliato dalla sbornia 🙂
interessante