Gestione del Tempo di Lavoro. Come aumentare la propria produttività

Ti piacerebbe diventare più produttivo?

Ottenere risultati migliori impiegando minori risorse?

La domanda è retorica ovviamente!

Non fa differenza se sei un’azienda, un libero professionista o un dipendente, più sei produttivo, più sei competitivo e più vali sul mercato!

Non è un caso che ultimamente sia esploso il numero di blog che parlano di produttività, di gestione del tempo e cose simili.

Ma come si aumentano le proprie prestazioni?

Come si ottengono risultati migliori utilizzando meno risorse?

Ora ti svelo un piccolo segreto, migliorare le prestazioni del 20/25% è piuttosto semplice.

Se poi hai dei collaboratori è probabile che tu possa aumentare del 40/45% senza particolari difficoltà.

"dopo quattro mesi ho AVVIATO la mia attività e non ho aumentato di una sola ora il lavoro in ufficio"

- ho iniziato a seguire il corso da casa il 27 gennaio di quest'anno con l'intenzione di "migliorare il mio modo di lavorare" per poter inserire nella mia già incasinata esistenza una nuova attività professionale che mi stava a cuore.

Io insegno all'università e sono mamma, la qualità della mia vita era diventata pessima, lavoravo anche il fine settimana e durante le vacanze nel tentativo di non trascurare niente.

- dopo quattro mesi ho AVVIATO la mia attività e non ho aumentato di una sola ora il lavoro in ufficio, NON LAVORO PIU' IL FINE SETTIMANA,  non ho rinunciato alla palestra e ho anche intenzione di iniziare un'altra attività che mi fa stare bene (la pittura), già da domani.

- iniziare a seguire il corso mi ha dato gli strumenti per lavorare sui miei punti deboli, ho individuato diverse"zavorre" nella mia vita e in particolare sono riuscita a capire cosa desideravo esattamente nell'ambito di una relazione danneggiata e ho trovato la strategia giusta per risolvere un problema che non mi faceva dormire la notte.

Capire cosa desiderassi veramente e che per ottenere quell'obiettivo avrei dovuto pagare un prezzo, decidere se valeva la pena o no pagarlo, mi ha dato la serenità per affrontare "il mostro" e lasciarmi alle spalle il problema.

- di zavorra in zavorra tolta dalle spalle, riuscire a dedicare il tempo alle cose veramente importanti diventa sempre più semplice e si innesca un circolo virtuoso.

- la nuova sfida è iniziare a pianificare, sto provando, sbaglio tante cose, ma grazie a questi errori  sto imparando un metodo che come gli altri sinora acquisiti mi darà dei risultati.

Consiglio a tutti coloro che sono stanchi, confusi, non sanno da dove cominciare di COMINCIARE! Cominciare a cambiare ciò che NON FUNZIONA.. solo lavorando su noi stessi le cose possono migliorare, se aspettiamo che cadano dal cielo, allora: buona fortuna!

Chiara Borsellino - Docente Università di Messina.

I miei studenti ottengono fin da subito ottimi risultati, a volte eccezionali!

E questo per un motivo ben preciso: in Italia siamo abituati a lavorare talmente male che, con qualche accorgimento ben mirato, le prestazioni si impennano all’istante.

Senza annoiarti con incomprensibili formule matematiche, i risultati che ottieni dipendono essenzialmente da due parametri:

  • La tua EFFICACIA e quella del tuo Team.
  • La tua EFFICIENZA e quella del tuo Team.

l'EFFICACIA è quando fai le cose “giuste”! Cioè svolgi quelle attività che servono veramente per ottenere i risultati che desideri.

Se vuoi dimagrire seguire un'alimentazione sana e fare dello sport è una strategia più EFFICACE rispetto allo strafogarsi di dolci e alcolici da mattina a sera mentre poltrisci sul divano.

L’EFFICIENZA invece è quando sfrutti al meglio le risorse che utilizzi per svolgere le attività.

Se per fare l'attività X oggi ci metti un'ora e ti costa 100€ e domani impari a farla mettendoci 40 minuti e con 80€, sei diventato più efficiente, chiaro?

efficacia

Penso sia ovvio che fare lentamente attività che servono a raggiungere il tuo obiettivo è meglio che essere una scheggia a fare cose che non servono ad un'emerita cippa.

Ma ai giorni d'oggi non sottovaluterei neanche il parametro della velocità; una cosa utile fatta troppo lentamente potrebbe comunque risultare in uno spreco totale di risorse (pensa per esempio ad un prodotto che entra nel mercato quando è già troppo tardi).

Fin qui tutto chiaro, probabilmente niente che tu non sapessi già.

Ma COME si diventa più EFFICACI?

E COME si diventa più EFFICIENTI?

Come fai a distinguere le attività che faranno chiudere il tuo competitor rispetto a quelle che invece manderanno te sul lastrico nell’arco di sei mesi?

E come diventi Speedy Gonzales nel tuo lavoro?

Esistono diverse scuole di management che dicono più o meno tutte la stesse cose:

  • identifica le priorità,
  • definisci gli obiettivi,
  • migliora la tua organizzazione,
  • pianifica la tua giornata,
  • delega le attività meno critiche,
  • crea dei processi che funzionano
  • ...

Alcune di queste tecniche funzionano, altre un po' meno, ma non è questa la sede per tornare su un argomento che ho già affrontato in lungo e in largo.

(Se ti interessa approfondire iscriviti alla Newsletter qui sotto e scarica il mio Nuovo Corso Gratuito che parla proprio di questo)

L'obiettivo di questo articolo è aiutarti a vedere le cose da un altro punto di vista, spostando l’attenzione su quello che è il vero nemico da combattere, la causa principale delle tue incazzature e dei tuoi mal di testa.

Ti è mai capitato di assegnare un compito ad un tuo collaboratore, di essere convinto di avergli spiegato tutto a prova di idiota, e nonostante questo di ottenere un risultato al di sotto (a volte molto al di sotto) delle tue aspettative?

Ti è mai successo che un piccolo imprevisto, facilmente risolvibile con un minimo di cervello, si sia trasformato in una specie di apocalisse che ti ha costretto ad intervenire in prima persona per evitare che la situazione degenerasse?

Ti succede che, se non controlli costantemente l’operato dei tuoi collaboratori, questi o non lavorano o se lo fanno ci mettono lo stesso livello di attenzione di un ramapiteco ubriaco, creandoti così una sequenza di problemi senza fine?

 

Il tuo collaboratore quando non sei lì a controllare che svolga il suo lavoro

L'enorme livello di attenzione del tuo collaboratore quando non sei lì a controllare...

Hai mai preso accordi con un fornitore che poi però non ha rispettato, creandoti problemi su problemi e un'incazzatura epocale che ricordi ancora oggi?

Hai mai pianificato per filo e per segno un progetto che alla fine ha comunque sforato nei tempi e nel budget previsti?

Immagino di si, a me è successo e so anche il perché.

Premesso che in Italia abbiamo il problema serio di una totale assenza di cultura manageriale.

Il 99% delle persone non ha la più pallida idea di come si gestisce un progetto, di come si delega un’attività, di come si conduce una riunione, di come si scrive una procedura, di come si regala un feedback, su questo non ci piove.

Ma pensi davvero che il problema principale siano la mancanza di procedure, di organizzazione, di delega o cose simili?

Allora lascia che ti racconti la mia esperienza.

Per quasi 10 anni ho lavorato nel settore farmaceutico, venendo a stretto contatto con decine di multinazionali.

In caso tu non lo sapessi, le aziende farmaceutiche devono rispettare delle Normative piuttosto rigide, producono farmaci e devono dimostrare che il prodotto finale è sempre lo stesso ed è conforme ai requisiti di legge.

Se durante l'ispezione di un Ente Regolatorio (FDA, EMEA, AIFA) salta fuori qualche magagna, rischiano da multe salatissime fino addirittura alla chiusura dello stabilimento.

Questo significa che sono decisamente meglio organizzate e strutturate di una qualsiasi altra azienda operante negli altri settori, hanno procedure per qualsiasi cosa, anche per dove si possono fare le puzzette e dove invece non proprio è consentito :-).

Se il problema fossero le procedure, la delega etc, in un'azienda così strutturata le cose dovrebbero filare lisce come l'olio, giusto?

No sbagliato!

Soffrono esattamente gli stessi problemi che probabilmente vivi anche tu.
MM10 Casi Diversi e Problemi Comuni. Funzionale & DisfunzionaleLe risorse non bastano mai, il budget è sottodimensionato, ci vorrebbero un paio di persone in più nello staff e ci vorrebbe una giornata da 48 ore per stare dietro a tutto le cose da fare.

I rapporti sono tesi, tra i diversi reparti non ci si parla e spesso ci si ruba le risorse.

Nella squadra c’è chi si fa un culo come una capanna e chi passa il tempo a grattarsi le ascelle e a mettere le penne in ordine per colore.

Le riunione sono noiose e interminabili e si chiudono con il classico: "ci riaggiorniamo alla prossima volta", rivelandosi in questo modo un totale spreco di tempo, soldi ed energie nervose…

Devo continuare?

Ti ripeto che si parla di aziende che hanno un sistema di procedure ben strutturato, i cui Manager seguono corsi di tutti i tipi; Gestione del Tempo, Project Management, Leadership e caxxi e mazzi vari…ma allora come mai le cose non girano alla perfezione?

Come mai si sprecano risorse in gran quantità?

Che poi nel loro caso la cosa non li toccava minimamente, facevano talmente tanti profitti da potersi permettere di lanciare soldi dalla finestra (adesso non credo sia così)…ma tu puoi permetterti la stessa cosa?

Puoi buttare soldi nel cesso perché la gente lavora male?

Non credo proprio!

Il VIRUS fonte di tutti i mali!

Vuoi sapere qual è il vero problema, cosa impedisce alle attività come la tua di decollare veramente?

LA STUPIDITÀ UMANA!

Lo dico con dispiacere, senza giudizio di tipo morale, ma con grande cognizione di causa.

E lo dico partendo dal presupposto che anche io, in determinate circostanze, mi riconosco nella categoria.

Quindi prendi la mia opinione per quello che è, una constatazione che può aiutarti a vedere le cose da un punto di vista diverso, mostrandoti su cosa devi davvero concentrarti per dare un reale impulso alla tua attività, ok?

L’Italia è piena di idioti!

Secondo l’OCSE il 47% degli italiani è un “analfabeta funzionale”.

stupid-mistakes

Il 47% degli italiani...

Questo significa che non comprende un testo di poche righe e non è in grado di eseguire semplici istruzioni…in sostanza 1 su 2 somiglia più a Homer Simpson che ad Albert Einstein.

È una cosa con cui devi fare i conti tutti i santi giorni!

"L'analfabetismo funzionale" è legato a quella che viene chiamata Intelligenza Logico/Analitica, ma se si vanno ad affrontare altri tipi di intelligenze (più avanti ti spiego meglio) la situazione è decisamente più grave, altro che 47%...

Sono in vacanza e un paio di sere fa, mentre mi godevo la cena con la mia famiglia, ho contato 2 mamme che fumavano in faccia ai loro figli sul passeggino.

Tu la vorresti come collega una che non arriva a capire che magari fumare in faccia ad un bimbo piccolo non è esattamente la mossa del secolo?

Sei circondato da stupidi che ti ostacolano, che rallentano il tuo lavoro e che ti fanno incazzare dalla mattina alla sera.

La STUPIDITA’ è un virus che si è insinuato nel nostro Paese e che, se non adotterai le necessarie contromisure, ti costringerà spesso a mangiare una montagna di merda per cagare un topolino (perdona la finezza).

Questa era la notizia cattiva, quella buona è che puoi cambiare le cose.

keep-calm-you-re-a-genius

Quando mi sono lanciato in questa fantastica avventura, una delle cose che dicevo a manager e imprenditori che avevano l’ardire di incontrarmi era:

“posso aiutarti a diventare più intelligente, sia a te che ai tuoi uomini. Questo ti darà un vantaggio competitivo che neanche immagini sugli altri”.

Dopo un po' ho smesso perché non funzionava granché.

La stragrande maggioranza dei miei interlocutori infatti mi guardava storto e il linguaggio non verbale comunicava forte e chiaro:

“mi stai forse dando dello stupido? Io sono già abbastanza intelligente, ma vaffanculo te e le tue teorie...”.

Qualche pazzo, che poi spesso diventava mio studente, mi guardava incuriosito e mi chiedeva,

“fammi capire meglio Eugenio, in che modo ci farai diventare più intelligenti? Mi interessa sta cosa".

Hai la Ferrari...ma la tieni chiusa in garage!

Il nostro cervello è una macchina meravigliosa con un potenziale che il 99,99% delle persone non ha neanche lontanamente esplorato.

La ragione è che non solo nessuno ci consegna il manuale di istruzioni, ma addirittura ci insegnano esattamente il contrario di come andrebbe utilizzato.

Hai mai sentito frasi di questo tipo?

“è intelligente ma non si applica”

“è portato/negato per la matematica/italiano/lingue/disegno…”.

Magari le hanno dette proprio a te o ai tuoi figli, è così?

Bene, c’è un solo modo preciso per definire queste affermazioni:

CAZZATE MEGAFOTONICHE!

La verità è che siamo tutti intelligenti, nessuno escluso, se impariamo ad usare il cervello nel modo corretto.

Innanzitutto, parlare in termini generici di un'unica intelligenza è sbagliato, io finora l'ho fatto per rendere il discorso comprensibile, ma devi sapere che esistono diversi tipi di intelligenza (per approfondimenti Vedi la Teoria delle Intelligenze Multiple di Howard Gardner).

Per cui tu puoi benissimo essere Mozart quando si tratta di Intelligenza Musicale ma un completo rincoglionito quando si tratta di Intelligenza Motoria.

L’errore di partenza dal quale liberarsi quindi è considerare l’intelligenza come un qualcosa di predefinito e immutabile.

Come se l’intelligenza fosse qualcosa di esclusivamente genetico, nasciamo intelligenti o stupidi.

Ma l'intelligenza si può migliorare allenandola nel modo giusto.

E il virus della stupidità è curabile, basta prendere la medicina giusta.

Il tuo cervello è una macchina meravigliosa che impara qualsiasi cosa se gliela insegni nel modo giusto.

Io per esempio sono stato bollato "negato per il disegno" e come uno "non portato per la scrittura", ricordo ancora il brutto commento della professoressa della commissione al mio tema della maturità (NDR: "la bagassa sua"...chiedi aiuto ad un amico sardo per conoscere il significato profondo di questa frase :-)).

Adesso stai leggendo uno dei 100 articoli che ho scritto sul mio blog, ho pubblicato un libro e indovina un po' chi ha fatto il disegno sotto?

Io...niente male per uno negato per la scrittura e il disegno, o no?

Disegno Cavaliere

Questo l'ho fatto io seguendo le indicazioni di un libro che spiegava che, per disegnare, bisogna spegnere l'emisfero sinistro (la parte logica/analitica del cervello)

Ripeto, l'intelligenza è allenabile e la stupidità è reversibile!

Prendi la persona più intelligente che conosci, mettila 3 mesi sul divano a guardare reality show, bevendo birra e fumando canne da mattina a sera, scommetti che dopo 3 mesi sarà un po' meno brillante?

Prendi il più rincoglionito del tuo ufficio, mettilo 3 mesi con un professionista a lavorare per sviluppare la sua intelligenza intrapersonale (che in parole semplici è quanto conosci te stesso), scommetti che diventerà più operativo?

Ovvio che alcuni casi sono talmente gravi che magari non te la senti di investire le tue risorse nel recuperarli. Attenzione però che questo non significa che non siano recuperabili, ma che lo sforzo secondo te non vale la candela.

Il vero problema nel mondo del lavoro (e non solo) è che la maggioranza delle persone non ha imparato ad usare il cervello, non sa risolvere neanche dei problemi semplici, figuriamoci quelli complessi.

Non sono in grado di prendere decisioni, non sono in contatto con le proprie emozioni, non riescono ad accettare gli errori che commettono (e quindi non possono imparare da essi), non sanno fare richieste in modo chiaro, non sanno pianificare le attività da svolgere…

Potrei andare avanti a lungo ma la chiudo qui con il modo di ragionare più stupido di tutti:

ragionano da vittime, non si vedono come parte dei problemi che vivono, non è mai colpa loro!

Vuoi migliorare veramente la tua produttività?

Vuoi ottenere risultati migliori di quelli che stai ottenendo?

Impara a sfruttare l'immenso potenziale del cervello e aiuta i tuoi uomini a fare lo stesso.

Nei prossimi articoli ti darò alcuni suggerimenti pratici, ma intanto rifletti su quello che dico e fammi sapere cosa ne pensi lasciando un commento qui sotto

EUGENIO

PS: ho creato una nuova versione dell'eBook e creato una tonnellata di nuovo materiale Gratuito, per riceverlo clicca sul link sotto

 

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10 Responses to Gestione del Tempo di Lavoro. Come aumentare la propria produttività

  1. Franco Lisi ha detto:

    Concordo che una grande parte delle persone si comportano come se fossero veramente stupide.Penso che i veri stupidi non siano più del 10-15%.Il problema principale, secondo me, è il rapporto tra le persone ed il lavoro che viene vissuto come costrizione, pura necessità ;viene svolto senza attenzione, motivazione,rispetto e considerazione per chi ci circonda.Questo provoca comportamenti distratti, poco responsabili e non coerenti con le necessità del lavoro. Se si aggiunge che ,in Italia, è vietato chiamare a rispondere dei comportamenti sul lavorato .. ecco fatta la frittata.

    • Eugenio Olmetto ha detto:

      Ciao Franco,

      sull’etica del lavoro che c’è in Italia purtroppo c’è da piangere, ricordo ancora il primo fornitore del mio primo sito web alle mie rimostranze sul ritardo della consegna: “ho consegnato il lavoro col normale ritardo che esiste in questi lavori?”…

      “Normale” ritardo?

      ma vaff…

  2. cinzia ha detto:

    Grazie per la testimonianza e il frutto del tuo lavoro, lavorando con presenza nel quotidiano, con un po ‘ di pazienza, impegno risolviamo problemi piccoli e grandi, l’esempio e l’impegno di ciascuno di noi dà grandi risultati

  3. Giusy ha detto:

    Mi rispecchio in uno degli esempi fatti: metti uno in gamba davanti alla televisione e dopo tre mesi sarà un idiota….. Io: professionista che lavora in proprio con passione non le dai il compenso per diversi mesi, si scoccia di lavorare ed inizia a essere meno efficiente e con risvolti molto vicini all’inefficacia. So che la colpa è solo mia che non riesco ad impormi nei pagamenti…. per me se mi rispetti devi essere tu a pagarmi, non io a “chiederti l’elemosina”

    • Eugenio Olmetto ha detto:

      Ciao Giusy,

      il problema è complesso e semprepiù frequente.

      Anche qui se parti dal presupposto che non sta a te “chiedere l’elemosina” rimani schiava del problema, nel senso che sono anche d’accordo che in un mondo giusto se uno lavora dovrebbe essere pagato, il problema è che la fuori è pieno di persone che sono pronte ad approfittarsi della tua buonafede e, se non chiedi (e a volte pretendi) niente ti sarà dato.

      Quindi esci dalla logica che non sta a te chiedere e inizia a pensare in modo diverso:

      “perché non mi pagano?”. Capisci che c’è differenza se non ti pagano perché sono dei mascalzoni rispetto al fatto che non ti pagano perché lo standard qualitativo delle prestazioni che offri non è all’altezza.

      “cosa posso fare per farmi pagare?”

      “cosa faccio se continuano a non pagarmi?”

      “vale la pena continuare a lavorare per una persona (o azienda) che non mi paga o mi fa penare per riconoscermi il dovuto?”.

      Se hai un problema sta a te risolverlo, magari girano le scatole ma questo è ragionare da persona libera, perché non sei schiava del problema ma prendi in mano la situazione

      In bocca al lupo

      Eugenio

      • Giusy ha detto:

        Grazie per la risposta
        Perchè non mi pagano? Dicono che devo avere pazienza, c’è crisi, appena riceveranno loro un pagamento sarò la prima ad essere pagata…. ed intanto passano mesi ed io accumulo debiti per andare avanti con l’attività, debiti che mi rendono più difficile la concentrazione, che fanno aumentare il mio malcontento, facendomi arrivare quasi ad odiare una professione scelta per passione

        • Eugenio Olmetto ha detto:

          Ok Giusy,

          hai risposto solo alla prima domanda che è legata alla giustificazione che loro ti danno.

          Adesso viene la parte più difficile, rispondere alle domande successive

          “cosa posso fare per farmi pagare?”

          “cosa faccio se continuano a non pagarmi?”

          “vale la pena continuare a lavorare per una persona (o azienda) che non mi paga o mi fa penare per riconoscermi il dovuto?”

  4. marco ha detto:

    che dire…..posso solo essere d’accordo riguardo le cose elencate

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