Gestione del Tempo: tutto quello che devi sapere!
“Hai mai frequentato un corso di gestione del tempo?
Si certo Eugenio!
E come mai continui ad uscire così tardi dall’ufficio?
….
Ogni volta che ho un dialogo di questo tipo devo trattenere un sorriso perché in realtà io conosco già le risposte, infatti so benissimo che
i corsi tradizionali di Gestione del Tempo NON funzionano!
Lo so perché li ho fatti anche io e perché ho vissuto quel senso di frustrazione e rassegnazione dovuto all’impegnarsi senza ottenere risultati significativi.
E tu, tu quante ore lavori alla settimana?
Se tutte le sere (o quasi) esci tardi dall’ufficio ci sono due alternative:
- non hai fatto un percorso di “gestione del tempo”
- l’hai fatto ma non ha prodotto risultati.
Eh ma io ho troppo lavoro….da noi funziona così etc. etc., spegni subito questa vocina perché è una stupidaggine e lo sai bene anche tu .
Attenzione, non sto dicendo che, costi quel che costi, alle 17,30 in punto ti deve cadere la penna e devi smaterializzarti dall’ufficio, può capitare che ci sia un picco di lavoro o una scadenza particolarmente importante che richiede di fermarsi un po’ di più; ma questa deve essere un’eccezione, non la regola;
se lavori costantemente più delle canoniche 8 ore è un chiaro sintomo che non hai un sistema di gestione efficace e che devi porvi rimedio.
DEVI porvi rimedio, perché oltre al fatto che i figli ti arrivano all’Università senza che neanche tu ne accorga, a lungo andare i tuoi sforzi diventeranno sempre meno efficaci e i risultati sempre più deludenti!
Magari la tua azienda non rientra nella categoria di quelle società illuminate che mettono il benessere dei propri dipendenti al primo posto e quindi del tuo esaurimento nervoso non gliene può fregare di meno…ma stai pur certo che gli interessa eccome se non sei produttivo e, in un periodo di licenziamenti facili come questo, non è una grande idea spaccarsi la testa per rimanere con un pugno di mosche in mano!
La Gestione del Tempo:
una competenza presa troppo alla leggera!
Ma come mai c’è così poca attenzione su un tema così importante come questo?
Una corretta “gestione del tempo” non dovrebbe essere la base minima di un bravo manager, il punto dal quale partire per sviluppare le altre competenze manageriali?
Come fai a gestire un team, a portare avanti un progetto, se non riesci neanche a svolgere i tuoi compiti senza uscire tutte le sere dopo le 7?
Ci sono essenzialmente due macro-problemi, uno legato ad una mentalità obsoleta, l’altro legato all’offerta di corsi esistenti sul mercato.
1) Cambiare mentalità
Nella stragrande maggioranza delle aziende si valutano le persone usando parametri sbagliati, uno di questi è proprio l’orario di lavoro.
Ti fermi fino a tardi? Ci tieni
Te ne vai finite le canoniche 8 ore? Non sei sufficientemente motivato.
Immagino tu sappia di cosa sto parlando.
Purtroppo non conosco un modo carino di dirlo, ma questo è un modo veramente idiota di ragionare (e quindi di lavorare).
Perché “più ore = maggiore impegno = maggiore produzione” è valido se lavori in catena di montaggio, ma se fai un lavoro che richiede l’uso del cervello non funziona così, anzi…funziona esattamente al contrario, più l’arco temporale è ridotto e più la tua concentrazione e produttività aumentano.
Al contrario, maggiore è l’arco temporale e più sarà il tempo perso per le distrazioni, la stanchezza, la confusione, la mancanza di idee, la noia…
- È così per lo studio.
- È così per le riunioni.
- È così per i brainstorming.
- È così per le presentazioni.
- Etc. etc.…..
È per questo che obbligo i miei clienti a tenere riunioni massimo (ma proprio massimo) di un’ora e gli suggerisco di non far durare i brainstorming più di 15 minuti, l’attività mentale deve essere breve e intensa, non lunga e trascinata!
Se tu hai 8 ore per svolgere i tuoi compiti e ce ne metti 10, significa che stai sbagliando qualcosa e prima che riattacchi con il pippone del “eh ma io ho troppo lavoro”, ti invito a farti un esame di coscienza e a farti le seguenti domande?
- perdi tempo in riunioni inutili?
- Sai delegare in maniera efficace?
- Quando parli ti comprendono o tu dici X e loro capiscono Z?
- Svolgi attività che non sarebbero di tua competenza?
- Ti tocca rifare delle cose perché sono venute male la prima volta?
- Perdi tempo in discussioni inutili?
- …….
La realtà non è che hai troppo lavoro, quella è una giustificazione comoda e che magari soddisfa il tuo bisogno di sentirti importante e apprezzato, ma sei stai in ufficio sistematicamente oltre l’orario di lavoro lo fai per un’altra ragione:
è un modo facile per comunicare ai capi che ti impegni, che lavori sodo e che hai tanto da fare (e magari eviti il traffico del rientro a casa)
Te lo ripeto?
Valutare le persone sulla base delle ore che passano in ufficio è stupido e, se proprio vuoi ragionare così, dovresti ragionare al contrario:
- Esce in orario? Sta lavorando bene!
- Esce dopo l’orario di lavoro? Sta lavorando male perché non riesce a completare i compiti nel tempo che ha a disposizione.
Capisco la resistenza ad accettare questo tipo di ragionamento, ci sono caduto anche io nella trappola, “lavoro più ore per stare dietro a tutto”.
Mollala questa mentalità, perché è un modo di pensare che ti rovina la vita, e questo a prescindere di quello che pensano nella tua azienda, infatti:
- Se la tua azienda sposa la mentalità “fermati fino a tardi” o fallisce a breve perché poco competitiva e innovativa, oppure non fallisce ma ti fa fare una vita d’inferno, perché tutto il tempo che passi in ufficio lo togli al partner, ai figli, al tuo riposo…(tu fai come vuoi ma poi non venire a dirmi: “con mio figlio non c’è dialogo perché attraversa un’età difficile” perché ti strozzo, con tuo figlio non c’è dialogo perché non ci sei mai e quindi non ci parli mai)!
- Se la tua azienda non sposa questo punto di vista ti riterrà (giustamente) come una persona inefficiente, che non sa lavorare e che ha costantemente bisogno di più tempo per rimanere al passo.
Ora, da micro- micro-imprenditore te lo dico con molta chiarezza, non me ne frega proprio niente di quanto e quando lavorano i miei collaboratori, ma proprio niente-niente...
Mi interessano invece moltissimo i risultati che portano!
2) Segui un percorso che da risultati significativi
In Italia manca la cultura della formazione, si investe poco e male…nel time management poi siamo veramente indietro.
Grandi colpe ce l'hanno le società di formazione "generaliste” che, tra un corso di leadership e uno di comunicazione persuasiva, ci infilano anche un po’ di “time management”, un po’ di coaching e magari un chilo di PNL che ci sta sempre bene!
Per non parlare poi delle Università che offrono Master i cui prezzi esorbitanti sono superati soltanto dall’obsolescenza e inutilità dei programmi (ho trovato invece interessante l’iniziativa di Fior di Risorse che propone un Master itinerante presso le aziende).
La “gestione del tempo” è un argomento molto complesso, coinvolge aspetti legati alla tua personalità, alle tue abitudini consolidate, alla tua capacità di relazionarti con gli altri, a quanto sei bravo a gestire le tue emozioni…capisci ora perché un corso di un paio di giorni in cui ti rifilano le solite tecniche per non procrastinare non funziona e non può funzionare?
Non è che prendi un alcolizzato, lo chiudi in una stanza per un paio di giorni, gli spieghi perché non dovrebbe bere e lui, appena uscito da li non si fionda sulla bottiglia, non funziona così purtroppo!
Pretendere di imparare a gestire il tempo con le vecchie tecniche è come voler abbattere un muro di cemento armato a furia di testate, ti fai un gran male e il muro rimane intatto!
Se vuoi conoscere un approccio diverso dagli altri che fornisce risultati misurabili e che supererà ogni tua più rosea aspettativa, clicca qui e leggi la pagina informativa del mio percorso!
BUONE MAPPE MENTALI
EUGENIO
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Ciao eugenio, ho trovato molto interessante questo tuo articolo..e durante la lettura ho ritrovato esattamente situazioni che vivo quotidianamente nell'azienda dove lavoro..sto cercando di trovare un metodo per razionalizzare il mio tempo di lavoro..
Ciao Vitale,
mi fa piacere che ti sia stato utile l'articolo, se ti sei ritrovato in quel che dico è perchè la tua è una situazione tipica, più diffusa di quella che si pensi.
Iniziare a cercare una soluzione è il primo passo per trovarla 🙂
a presto
Eugenio
Buongiorno Eugenio,
ancora una volta articolo molto interessante e stimolante, centri il bersaglio, nel 90% dei casi il meccanismo è indotto a monte, dalla concezione sbagliata da parte dell'azienda.
Grazie per il feedback Mario,
sai che ci pensavo proprio mentre scrivevo l'articolo?
E' l'azienda o sono le persone i maggiori responsabili di questa mentalità deviata?
Perchè a parole non vedo aziende (parlo di multinazionali, per le PMI magari è diverso) che non dicano cose come: "mettiamo la gente al primo posto", oppure "le persone sono la risorsa più importante che abbiamo" etc. etc.
Poi però raramente questo si traduce in comportamenti coerenti (e quando questo avviane le storie sono bellissime come ho raccontato nell'articolo della settimana scorsa http://www.mappementali.net/2014/02/18/ali-reza-arabnia-e-la-sua-geico/ ).
Mi convinco sempre di più che in realtà la motivazione forte sia che "fare tardi" sia un modo molto semplice per dire: "vedete quanto ci tengo? Faccio le 8 tutte le sere! Mica mi potete rimproverare che io non mi impegno abbastanza"…(poi delle 12 ore in ufficio, 8 siano del tutto improduttive, ma questo è un altro discorso).
Quindi è un bel dilemma, è la cultura aziendale che forgia le persone o sono le persone che se la raccontano per giustificare le loro inefficienze?
Ai posteri l'ardua sentenza 🙂
Scherzi a parte, accettare che stai facendo tardi perchè sbagli qualcosa non è proprio semplicissimo (infatti la maggior parte delle persone rifiuta l'idea), devi essere dotato di AUTOSTIMA e ATTRIBUTI a sufficienza per ammetterlo…l'autostima ti serve per capire che, anche se hai fatto delle cazzate magari per 20 anni, questo non significa che tu sia un cretino, significa solo che hai fatto delle cazzate.
Le palle invece ti servono perchè ci vuole coraggio e determinazione a cambiare una situazione che si incancrenita e alla quale ormai sei abituato
Detto questo, le aziende che dovessero dare indicazioni per precise sull'argomento (ad esempio verrai valutato sui risultati, non sulle ore), hanno 3 lunghezze di vantaggio sugli altri…credo che Google sia un esempio a proposito di questo, ambiente del lavoro superstimolante e 10% (o 20%, non ricordo) a sviluppare nuove idee
Salve Eugenio!
Grazie per l articolo! Sempre il piu grande piacere di leggerti. Lo gestione del nostro tempo e una delle piu importante domande nella pratica.
Italia può essere diverso, pero penso che ci siano anche in Italia problemi vaste.
Nella Svezia nel settore pubblico gli primarie hanno raggiunto un cosi grande quantità delle conferenze quotidiani, che non abbiamo piu di 20 ore / settimana, di lavorare con i pazienti. O! Abbiamo la possibilità – e gli svedesi hanno anche una cultura di lavoro diverse ( come gli giaponesi) – di lavorare dopo orario.
E il piu importante! Il capo. Nella maggior parte dipende dal capo dell' clinica, come si esprime nella pratica questa " cultura dell' amore del tuo posto di lavore".
Se il capo e meno proffessionale, incerto di se e ha un carattere strano, anche lui/ lei lavorerà troppo: " di fa vedere". E allora niente salva gli impegnati. Conferenza dopo conferenza, piangendo pazienti, centinaia dei compiti amministrativi ( senza di qualche efficienza: adesso tutto e computerizzato pero perdiamo piu tempo con i complicati programmi). E qui tutti devono avere una porta aperta all ufficcio/ ospedale. Allora – ho 50 anni, pero io sono abbastanza veloce con i compiti di routine – posso finire piu presto, pero non funziona ne anche- poi a questa età e cosi scomodo- di sgattaiolare via.
Pero carissimo Eugenio! Si, sul questo punto io devo meditare un po' sulla relazione del capo contro i suoi compiti ed impiegati. Ma non mi piace. Abbiamo i crisi dapertutto e non vorrei litigare, spero che i crisi diminuiscono o l uomo sparirà pesto. Non e un grande prospettiva!
Auguro un proseguimento molto buono! Distinti saluti Anna Maria C. Med. Dr. Spec.psich. Doc.delle neuroscienze
Ciao Anna,
intanto complimenti per l'impegno di scrivere in una lingua che non è la tua, una svedese che impara l'italiano è merce rara.
Intanto mi fa piacere che il capo "pirla" (è una parola milanese che indica sciocco, stupido) sia una prerogativa non solo italica, ti confesso che mi rinfranca un bel po' :-).
Il fatto è che l'orario di uscita è un indicatore sbagliato da usare, perchè i lazzaroni passano il tempo a fare cose inutili (o magari personali) fino alle 5 di sera, poi si mettono a lavorare così alla 8 se ne vanno a casa recitando la parte di quelli che sono super-impegnati…sfido chiunque a non trovare un esempio del genere nella propria azienda.
Questo paradossalmente è un grossissimo danno proprio per le imprese, perchè si sprecano un sacco di risorse agevolando quelli che fanno finta di lavorare a discapito di chi lavora per davvero.
Quindi, come ho scritto nell'articolo, se proprio uno vuole valutare l'orario di lavoro dovrebbe ragionare al contrario, se esci in orario stai lavorando bene, se esci dopo stai lavorando male!!!
Ciao e complimenti per il tuo blog.
Il tuo articolo, mi ha molto colpito, perchè capita a fagiolo, come si suol dire.
Stamani avevo fatto una sorta di planning giornaliero, per avere le linee guida da seguire durante la giornata.
Avevo suddiviso la giornata in due fasi: la mattina e il pomeriggio nelle quali avevo inserito le cose da fare in ordine di importanza e di tempo di realizzazione.
Il tutto si doveva concludere alle 18, lasciandomi il tempo per andare in palestra.
Purtroppo nonostante l'impegno e la ferma concentrazione a seguire la tabella di marcia, sono sopraggiunti tutta una serie di intoppi, impossibili da prevedere, che mi hanno portato a chiudere lo studio alle 19,30, avendo fatto soltanto la metà delle cose messe in ponte…
Esiste una soluzione a questo?
ciao e buona giornata!
Ciao Daniele,
grazie per i tuoi complimenti.
Non ho la sfera di cristallo perchè dovrei vedere il tuo sistema di pianificazione, a naso mi viene da dire che hai fatto due errori:
1) la pianificazione giornaliera NON funziona! E' un retaggio dei vecchi corsi di "gestione del tempo" che ti danno la ricettina miracolosa che però ha un unico inconveniente, NON FUNZIONA! Se fai una pianificazioni giornaliera sei perennemente nel I Quadrante http://www.mappementali.net/2012/11/08/la-matrice-di-gestione-del-tempo/, questo significa maggiore stress, maggiore stress = minore produttività etc etc. La pianificazione deve essere almeno settimanale!
2) penso che tu abbia commesso l'errore di riempire la giornata al 100% o quasi. E' un errore classico, il problema è che se stai in bagno 5 minuti in più sei già in ritardo sul programma. Pianificare il 60%, massimo 70% del tempo disponibile.
Poi ci sarebbe anche un discorso sul quanto gli imprevisti fossero realmente imprevedibili o semplicemente imprevisti prevedibili che tu però non hai previsto (anche il gioco di parole ho fatto :-)) ma è un discorso troppo complesso e non conosco i fatti nello specifico, quindi evito di entrarci
Buone Mappe Mentali 🙂
Eugenio
Abbiamo capito n tanti e siamo d'accordo con te.. Ma come farlo capire al capo Pirla..ancora non è uscito; anche perchè è il primo che on ascolta e ragiona come dici, in modo sbagliato.
L'unica è fare i liberi professionisti, ma adesso è dura anche per quelli. Continuiamo a provarci, comunque…
Ciao Piero,
scherzando dico sempre che “se nel mondo ci fossero meno pirla, vivremmo in un mondo migliore”!
Ovvio che non posso esaurire un percorso di due mesi in aula con un articolo o una risposta, fatta questa considerazione però, ripeto quello che ho già detto in più di un’occasione:
è l’approccio che è sbagliato, perchè quando pensi “è lui dovrebbe fare, capire etc” non funziona, in quanto sugli altri non hai controllo (o meglio, hai controllo in maniera indiretta e parziale).
Quindi devi focalizzarti su cosa devi fare TU, non lui che, poverino, non capisce!
Non è che sto negando che esistano delle persone che faticano a comprendere determinate cose, sto cercando di dirti; se sei convinto che non ci può arrivare, perchè continuare a cercare di convincerlo?
Se sei convinto che sia un pirla e che tu sei più intelligente di lui, perchè non ti metti in proprio invece di continuare a lavorare sotto di lui?
Certo che questo comporta delle rinunce e anche mettersi parecchio in gioco, perchè magari l’altro non capisce perchè tu non glielo hai spiegato in maniera sufficientemente chiara e comprensibile, magari l’altro non capisce perchè tu gli vai a chiedere l’aumento e questo si è ipotecato la casa pur di non chiudere l’azienda…
Finchè è l’altro a dover agire, sei sempre in balia dell’altro, quando inizi a pensare a cosa puoi fare tu, quello è il momento in cui inizi a trovare delle soluzioni
Concordo pienamente con te Eugenio!
E' un vecchio sistema di valutazione basato sulla quantità e non sulla qualità ed è un preconcetto duro a morire per molti manager e aziende. Questo sistema va a generare poi delle dinamcihe negative: crea inefficienza e insoddisfazione e riduce anche la motivazione e la produttività.
Un buon manager dovrebbe motivare e aiutare il suo team a lavorare efficientemente nelle canoniche 8 ore lavorative, in questo modo avrebbe persone più contente e farebbe anche risparmiare all'azienda i soldi degli stroardinari che al 80% sono inutili.
Ti è mai capitato di sentire: "…faccio gli straordinari per arrotondare lo stipendio e così il mio capo è anche più contento?"
Esatto Michele,
infatti credo che questo sistema convenga oltremodo a quelli “SCARSI” o “SVOGLIATI”, perchè essendo l’orario di lavoro NON indicativo di quanto uno lavora realmente, per queste persone è molto facile nascondersi dietro il “eh maio faccio le 8 tutte le sere”.
“Ok, mi fai vedere cosa hai realmente prodotto in queste 12 ore di lavoro?”…ti assicuro che difficilmente le stesse cose non si sarebbero potute svolgere in un terzo del tempo!
Tutto questo meccanismo poi genera quello che dici tu, mi fermo così mi pagano gli straordinari e il capo non rompe, tantissimi costi aggiuntivi per le aziende non giustificati da un ritorno reale di produttività e con dipendenti sull’orlo dell’esaurimento nervoso…se non è un modo idiota di lavorare questo!!!
Articolo centratissimo e interessante, come al solito 🙂
Jack grazie 1000,
pe ril tuo feedback che mi fa molto piacere 🙂
Buone Mappe Mentali,
Eugenio
[…] ad arrivarci…ricordi per esempio quando ti parlavo della stupidità di usare il puro orario di lavoro come parametro di valutazione del […]
Ciao Eugi,
con la "crudeltà" del tuo linguaggio semplice e diretto mi hai sbattuto la realtà in faccia: la gestione del tempo è una mia responsabilità. Sono io che devo capire cosa è importante (veramente), quali attività vanno fatte, quando vanno fatte, in quanto tempo.
È un cambio di mentalità, faticoso, ma con una grande ricomoensa finale: essere in pace con me stesso, essere sereno, divettirmi, vivere la vita.
La cassetta degli attrezzi che ci fornisci durante il percorso è "perfetta" (non esageriamo:-)): scegli quello che ti serve momento per monento, situazione per situazione.
Grazie Eugi
Ciao
Flavio
Grazie Flavio,
e pensa che ancora non ve li ho dati tutti gli attrezzi 🙂
A presto
Eugi
Io sono circondato di queste persone:familiari,amici a volte nel dialogare con loro li vedo stressati.Cerco di suggerirgli qualcosa per migliorare la loro situazione di stress ma ormai ho sempre il mio motto EUGENIO
Puoi portare l’asino alla fonte ma se non vuole bere non beve e’inutile insistere.E allora giro le spalle e vado avanti cercando persone positive,smart che si che vogliono seguirti e iniziare un cambiamento.
Dare suggerimenti è abbastanza inutile purtroppo, soprattutto se non vengono espressamente richiesti e se si tratta di un parente stretto.
La volontà di aiutare gli altri non può prescindere dalla LORO di volontà di essere aiutati.
Il cambiamento passa attraverso consapevolezza e volontà di migliorarsi, senza quelli non c’è “consiglio” che tenga