Mappa Mentale SOP CORSI Generale

Un Segreto per Lavorare Meglio!

Chi mi conosce sa che tendo ad ottimizzare gli sforzi, non impazzisco all’idea di lavorare più del dovuto e detesto rifare le cose due volte perché le ho fatte male la prima.

Ho sposato al 100% il motto di mio cugino: “minimo sforzo, massimo rendimento” (grazie Davide, ti voglio bene :-)).

Sia chiaro che è un inno all’efficienza, NON al cazzeggio!

La logica alla base di questa filosofia è: “una volta definito l’obiettivo, qual è il modo più veloce e indolore per raggiungerlo?”.

In un altro articolo ho già parlato del libro di Marc Lesser, “Lavora Meno, Lavora Meglio”, il processo che mi guida è esattamente l'opposto:

Lavorare Meglio x Lavorare Meno!

Andiamo sul pratico sennò rischio di essere troppo fumoso e non farmi capire.

Hai delle SOP (Procedure Operative Standard) che regolano le attività che svolgi quotidianamente?

In sostanza: c’è SCRITTO da qualche parte quali sono esattamente le operazioni che devi eseguire quando svolgi una determinata attività?

E se c’è scritto, le segui o vai a memoria?

Sono abbastanza sicuro che non segui delle procedure scritte per le tue attività quotidiane, di solito le uniche procedure che esistono in azienda sono quelle legate ad un obbligo di legge, la procedura di “Disaster Recovery” oppure quella di “Evacuazione in caso di incendio”; non mi capita mai di vedere una procedura di “gestione riunioni” e cose simili!

“Mah Eugenio, non posso mica proceduralizzare tutto, sarebbe impossibile da gestire!”

Capisco la tua obiezione e la condivido anche…..se però stiamo parlando di procedure espresse in forma lineare: statiche e difficili da seguire, dove le attività sono nascoste in una marea di parole inutili!

Io non parlo di questo genere di procedure, ricordi il motto dell’inizio?

Minimo Sforzo Massimo Rendimento, NON Massimo Sforzo Minimo Rendimento!

Io parlo di procedure espresse sotto forma di Mappa Mentale, che ti diano la possibilità di:

  • Avere tutte le informazioni necessarie in un’unica pagina

  • Aggiornarle velocemente sulla base delle Lessons Learned (Lezioni Imparate)

 

Mappa Mentale SOP CORSI Generale

 

L’idea è di implementare un processo di miglioramento continuo che non ti obblighi a reinventare la ruota ogni volta ma che ti aiuti a:

  1. Prevenire gli errori (usando inizialmente l’emisfero destro)

  2. Tracciare e imparare dagli errori commessi

  3. Aggiornare e migliorare la "Map Sop" (il nome fa hahare pure a me, se me ne suggerisci un altro più bello sono tutto orecchie)

  4. Condividere la conoscenza con i tuoi collaboratori in modo che nel Team si impari anche dagli errori o dagli imprevisti capitati agli altri

Fare questo ti consente di svolgere le attività sempre meglio, con meno stress e in minor tempo, crei dei circoli virtuosi che aumentano le risorse a tua disposizione e diminuiscono le incomprensioni con i collaboratori.

Per Natale riceverai in regalo la nuova versione del mio eBook sulle Mappe Mentali, in cui ho inserito anche degli esempi di mie Map Sop, spero che l'idea ti piaccia ma mi auguro che questo non sia uno stimolo a farti procrastinare, c’è infatti qualcosa che puoi fare già da subito e da solo!

Quali attività di routine puoi “mappare”? Ce n’è una che ti crea particolari problemi e che ti fa perdere un sacco di tempo? Crea la tua Map Sop!

Segui questi step:

  • Esegui la fase divergente, tira fuori tutto quello che hai in testa in relazione all’argomento

  • Riorganizza la mappa, a seconda dell’attività ci saranno rami diversi, se si tratta di una procedura che serve a darti le linee guida sulle azioni da compiere io di solito seguo questa traccia:

  • PRIMA: è la fase preparatoria e la più critica. Pensa al risultato finale e a come vuoi raggiungerlo. In questo caso l’emisfero destro è molto importante, soprattutto se è la prima volta che svolgi l’attività

  • DURANTE: quello che avviene durante l’esecuzione e la verifica dello scostamento dal piano iniziale (ebbene si, difficilmente le cose vengono esattamente come le avevamo immaginate!)

  • DOPO: esecuzione delle azioni previste (es. invio del report se hai tenuto una riunione) e Lessons Learned, ramo fondamentale che serve a definire cosa hai fatto bene e cosa puoi migliorare la volta successiva (in questo caso aggiornare la mappa)

Ricordati che l'obiettivo non è fare qualcosa di "perfetto", ma creare un processo che puoi migliorare costantemente e che ti darà la possibilità di risparmiare risorse in futuro.

BUONE MAPPE MENTALI

EUGENIO

Ti è piaciuto l’articolo? Dimmi cosa ne pensi e condividilo con i tuoi amici 🙂

Vuoi iniziare ad usare le Mappe Mentali nella tua professione? "Lavora Meglio con le Mappe Mentali" è il mio eBook GRATUITO in cui ti spiego cosa fare per iniziare a mappare, scaricalo SUBITO a questa pagina!

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10 Responses to Un Segreto per Lavorare Meglio!

  1. marco ha detto:

    Minimo Sforzo, massimo risultato!
    Però c’è un problema pratico che non va d’accordo con la sua Teoria

    L’articolo è lungo e ripetitivo nei concetti. (Primo Sforzo)
    Il carattere del testo è troppo piccolo. Schiena curva e mente sotto stress (Secondo e Terzo sforzo)

    Risultao? sono passato a leggere altro a metà articolo.

  2. acqua_marina ha detto:

    Ciao Eugenio,
    l’idea è stimolante, e ho una domanda: tu hai fatto il tuo esempio relativo ai corsi che tieni.
    Ma se qualcuno invece lavora a continuo contatto con la gente (ad esempio nelle vendite) in cui non sai mai chi ti sta telefonando in questo momento e cosa vuole e magari ha bisogno di qualcosa di molto urgente per cui devi interrompere quello che già stavi facendo, come si può fare un SOP?

    • Eugenio Olmetto ha detto:

      Ciao Marina, dovrei conoscere meglio il processo di cui mi parli e le attività che svolgi. Da quel che mi dici potresti avere due mappe, una su quello su cui stai lavorando, in questa maniera non perdi il filo (o meglio, lo recuperi più in fretta) e una con le informazioni che devi raccogliere quando ricevi una chiamata “urgente”. Non so se è applicabile al tuo caso, se mi dai maggiori informazioni posso essere più specifico. La logica è che: più riesci a rendere “standard” una tipologia di attività, tanto più diventa rapida e con meno errori.
      Sul discorso “urgente” occhio che sia anche un’attività importante e a non cadere nel III Quadrante, riguarda l’articolo sulla matrice di Covey http://www.mappementali.net/2012/11/08/la-matrice-di-gestione-del-tempo/

      • acqua_marina ha detto:

        Sì hai ragione nel pericolodi ricadere nel quadrante sbagliato, ma sai che la pressione dei clienti a volte non tilascia scelta.
        La mia attività è all’interno di un ufficio commerciale, ne sono la responsabile, quindi a me arrivano sempre i problemi più grossi da affrontare e devo mantenere una notevole elasticità. ovviamente, poi ho anche le maggiori soddisfazioni.

        • Eugenio Olmetto ha detto:

          I clienti di solito rientrano nelle attività importanti (anche se poi magari un cliente piccolo che ti fa perdere un sacco di tempo può uscire facilmente da questo quadrante). Da quel che ho capito potresti creare dei template di raccolta informazioni quando ricevete le telefonate e addestrare il tuo staff a tal proposito in modo che ti arrivino già filtrati

  3. alessio cavezzan ha detto:

    Ciao Eugenio,

    Articolo interessante, le tue map sop ricordano le check list dei piloti di aeroplano. Una procedura per ogni evento : pre decollo, decollo, pre atterraggio, motore in fiamme, avaria elettrica ecc.

    Potresti chiamarle check map oppure pro-maps (procedural maps).

    Buonanotte

  4. Cameron Berry ha detto:

    Ma, inevitabilmente, l’utilizzo del Pc finisce per contribuire a realizzare delle mappe mentali che si discostano dalle indicazioni fondamentali di Buzan. Ad esempio consentono di inserire nella rappresentazione un testo esteso, oppure codici iconico-cromatici. Se da una parte permette di realizzare mappe da utilizzare anche in chiave operativa (ad es. per progettare, documentare, presentare,…) dall’altra riduce l’efficacia dello sviluppo in maniera creativa, avvicinandole di più al modello delle mappe concettuali .

    • Eugenio Olmetto ha detto:

      è vero quel che dici tu, per questo bisogna identificare lo scopo della mappa e capire qual è la strategia migliore da seguire. Nulla vieta infatti di preparare prima una mappa cartacea e di trasferirla su software in un secondo momento

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